Como saber o que dá para automatizar na minha empresa?

Qual é o teste das três marcas?

1. Repetição. Acontece toda semana ou todo mês, do mesmo jeito.
2. Regra escrita. Você consegue explicar em uma frase quando faz A e quando faz B.
3. Transporte de dado. Alguém tira informação de um lugar e coloca em outro: da planilha para o sistema, do WhatsApp para a planilha, do papel para o computador.

Marcou as três? É automatizável hoje. Marcou duas? Provavelmente falta escrever a regra — e esse é o trabalho do diagnóstico.

Quais são os cinco gargalos mais comuns?

• Tudo passa por você para ser aprovado. A operação para quando você viaja ou adoece.
• Conferência manual no fechamento. Alguém compara listas linha por linha.
• Dado em três lugares. Planilha, WhatsApp e sistema com versões diferentes da verdade.
• Cobrança que ninguém acompanha. O que venceu e não entrou some da vista.
• Relatório montado à mão. Duas horas por semana para responder "como foi o mês?".

Como medir isso antes de contratar alguém?

Durante uma semana, anote em uma folha só três colunas: a tarefa, quantos minutos ela levou e quantas vezes foi feita. No fim da semana você tem o custo real de cada uma, em horas.

Esse número faz duas coisas: mostra por onde começar e permite conferir depois se a automação entregou o que prometeu. Sem ele, a decisão vira opinião.

O que costuma sair primeiro?

A tarefa com o maior alívio no menor prazo — quase sempre conferência ou cobrança, porque são as que juntam volume alto com regra simples.

Em um cliente de loteamento, organizar a cobrança revelou mais de R$ 500 mil em parcelas em aberto que a empresa não enxergava. O dinheiro já era dela; faltava o sistema mostrar.